Coaching

Der Projektauftrag bestimmt die Spielregeln und Ziele eines Projektes. Die Inhalte sind die Basis für die Strukturierung des Projektplans und somit auch für die Terminierung. Je grösser ein Projektinhalt, desto wahrscheinlicher das Eintreten von Änderungen im laufenden Projekt. Dafür braucht es ein Risikomanagement, das seinen zeitlichen Einfluss auch in der Projektplanung finden sollte.

Effektivität wird erreicht wenn die "richtigen Dinge" getan werden. Eine bekannte Regel ist die 80/20. Qualität kann mit der richtigen Priorisierung und Fokussierung erheblich gesteigert werden. Qualität muss messbar formuliert werden (Menge an Fehlerreduzierung, konkrete Durchlaufzeiten pro Auftrag etc.). Pragmatisches Denken und der Verzicht auf unnötige Perfektion, vorausschauendes Handeln und schnelle Reaktion tragen stark zur Qualität bei.

Zeit kann eingehalten und besser überprüft werden, wenn Projekte in Phasen mit Meilensteine eingeteilt werden. Zwischenziele helfen auch den Projektmitarbeitern ihre Effizienz zu steigern. Die wichtigste Basis für den Faktor Zeit in einem Projekt ist jedoch die vorangegangene Aufwandsschätzung. Ist diese nicht den Projektinhalten angemessen und berücksichtigt keinen Raum für Änderungen der Projektinhalte über die Laufzeit, kann die vorgegebene Zeit kaum eingehalten werden. Enge Endtermine können durchaus förderlich sein um die 80/20 Regel einzuhalten. Eine Überstrapazierung dessen wird jedoch auf längere Zeit kontraproduktiv sein, da die Motivation der Projektmitarbeiter stark von realistischen und erreichbaren Zielen abhängt.

Methoden und Tools dienen der Vereinheitlichung und der gemeinsamen Sprache in Projekten. Sie sind Grundlage eines jeden vernünftigen Projektmanagements. Dabei ist nicht so sehr wesentlich welche Methoden und Tools eingesetzt werden, sondern vielmehr der einheitliche Gebrauch. Die Anwendung sollte vor dem Projekt und unternehmensübergreifend geschult werden. Auch die Anwendung von Methoden und Tools verlangen Übung und sollten deshalb nicht mit jedem Projekt gewechselt werden.

Die Kosten eines Projektes stehen für die Effizienz mit der die Umsetzung der Projektinhalte erreicht wurde. Dabei sind die grossen Kosten in IT Projekten in der Regel die der eingesetzten Resourcen. Dabei sind nicht nur die externen Berater zu rechnen, sondern auch die (oft in viel grösserer Zahl am Projekt beteiligten) internen Resourcen.

Das Definieren von Rollen ist ein entscheidender Faktor für Erfolg oder Misserfolg eines Projektes. Insbesondere gilt das auch für die Abgrenzung von Kompetenz und Verantwortung zwischen Lenkungsausschuss und Projektleiter. Wenn nur der Lenkungssausschuss Entscheidungsbefugnis hat, der Projektleiter jedoch die Verantwortung für Zeit und Kosten trägt, sind Probleme vorprogrammiert. Dass alle Beteiligten über die notwendige Zeit (vor allem die internen Projektmitarbeiter) verfügen können um im Projekt mitzuarbeiten ist Grundvoraussetzung und bei Nichteinhaltung Nummer 1 unter den De-Motivatoren.

Kommunikation ist die wichtigste Basis in Projekten. Das sprechen einer "gleichen Sprache" auf einer gemeinsamen Ebene. Das Verständis von den Usern und das Einbeziehen der User in das Projekt. Fachliche Verständigungsprobleme müssen ausdiskutiert werden. Auch unangenehme Wahrheiten müssen angesprochen werden. Ein Projekt ist ein Biotop in einer Unternehmung. In diesem werden verstärkt die Unternehmensphilosophie sichtbar.

Der Lenkungsausschuss in seiner Zusammensetzung und seiner Art ist eines der wichtigsten Kriterien für den Projekterfolg. Machtpromotoren die aus dem Management stammen, können Projekte beschleunigen. Reine Fachpromotoren können ein Projekt zwar inhaltlich verbessern aber nicht zeitlich vorantreiben. In der Zusammenarbeit mit externen Partnern empfiehlt es sich, diese nicht nur in der Projektorganisation sondern auch in den Lenkungsausschuss mit einzubinden. Ihre Aufgabe ist es, Entscheidungen zu treffen, die ausserhalb des Befugnisbereichs des Projektleiters liegen. Erhebungen haben gezeigt, dass bei effizienten Projekten die Anzahl von Führungskräften im Lenkungsausschuss zware geringer, deren Zeitaufwand pro Person jedoch höher ist und sie sich aktiv an den IT Fragen beteiligen.

Die wesentlichsten Aufgaben des Projektleiters bestehen darin, die Projektziele operativ voranzutreiben und Entscheidungsfindungen schnell umzusetzen. Er trägt die sachliche, terminliche, personelle und finanzielle Projektverantwortung. Alle Planungs-, Durchführungs- und Steuerungstätigen im Projektverlauf unterliegen seiner Koordination. Er ist das Rückgrat der Kommunikation, des Teamgeistes und der Projektphilosopie. Seine Sozialkompetenz hat einen grossen Einfluss auf den Projekterfolg, vor allem bei grösseren Projekten sind seine Management- und Kommunikationsfähigkeit von herausragender Bedeutung. Werden externe Projektleiter eingestellt, so ist es unablässig sie durch das Management tatkräftig zu unterstützen.

Eine Projektorganisation bestehend aus gleichberechtigten Partnern von internen und externen Projektmitarbeitern ist in der Regel die erfolgversprechendste. Sie fördert auch die Kommunikation sowie den Know How Transfer. Die Projektorganisation muss in kleine, überschaubare Einheiten von maximal 10 Mitarbeitern gegliedert werden. Je nach Grösse des Projektes braucht es demzufolge auch Teilprojektleiter, die sich vor allem auch fachlich engagieren. Schwierige und unterschiedliche Charaktere fördern in der Regel die Qualität der Ergebnisse in einem Projekt - wenn auch zu Lasten der Zeit, die gebraucht wird um das Projektteam zu formen. (Studien haben jedoch ergeben, dass solche High Potential Teams nach einer Anfangsverzögerung danach wesentlich effizienter zum Ziel kommen.)

Endanwender werden nicht gleichmässig über den gesamten Projektverlauf eingesetzt, sondern am Anfang des Projektes bei der Festlegung der Anforderungen und gegen Ende des Projektes von den Integrationstests über die Datenbereinigung und -migration bis zur Einführung der Software. Es ist jedoch unerlässlich die User in das Projekt einzubinden um Akzeptanz und Verständnis für das Resultat zu erzielen.