Projektsponsor.

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Häufig scheitern Projekte weil ihnen bereits zu Beginn die Unterstützung des Management fehlt, oder im Laufe des Projektes entzogen wird. Je grösser das Unternehmen und je mehr Projekte es in demselben gibt, desto kritischer ist dieser Erfolgsfaktor im Projekt.

Ein grosses und komplexes Projekt weist aus unterschiedlichen Perspektiven auch unterschiedliche Frage- und Problemstellungen auf:

Verwaltungsrat	negativer finanzieller Einfluss durch die Projektkosten mangelnde Priorisierung des Projekts weil es nicht "wichtig" genug ist ungenügende Übewachungsmöglichkeiten
Geschäftsleitung	zu wenig Aufmerksamkeit durch Zwänge im operativen Geschäft das Projekt ist keine Leistungskomponente, wenig Anreiz für dessen Unterstützung ungenügende personelle Ressourcen mangelnde Priorisierung des Projekts weil es nicht "wichtig" genug ist kulturelle Widerstände
Mitarbeiter	mangelndes Verständnis für die Gründe der Durchführung des Projektes mangelnde Priorisierung des Projekts weil es nicht "wichtig" genug ist Widerstand gegen Veränderung kulturelle Widerstände

Operatives Geschäft hat im Falle eines Konflikts häufig den Vorrang vor dem Projekt.
Projekte werden aus sehr unterschiedlichen Motiven heraus "geboren". Gründe für ein Projekt sind z.B. technologische Innovationen oder die Veralterung der eigenen Technologie, organisatorische Veränderungen oder Optimierungsansätze. Diese Projekte haben jedoch eines gemeinsam: sie haben keinen "Owner" - niemand im Unternehmen der sich für das Projekt verantwortlich fühlt.
Ein Projekt hat verschiedene Projektbeteiligte (Stakeholder) und jeder sollte ihm entsprechende Rollen und Aufgaben wahrnehmen:

die Kunden respektive Endnutzer der Projektergebnisse
der Projektsponsor
der Projektmanager
der Lenkungsausschuss
das Project Office
das Projektteam

Der Projektsponsor stellt einen wesentlichen Kompetenzträger dar und repräsentiert zudem die Kunden des Projekts gegenüber der Unternehmensleitung, dem Lenkungsausschuss (als dessen Vorsitzender) und dem Projektteam.
Obwohl alle Parteien wesentlich für den Projekterfolg sind, kommt der Rolle des Projektsponsors eine besondere Bedeutung zu. Denn dieser steht nicht nur an der Spitze der Projekthierarchie, sondern er muss auch dafür sorgen, dass einer der häufigsten Gründe für den Misserfolg von Projekten vermieden wird: die fehlende Unterstützung durch das Top-Management des Unternehmens.
Idealerweise ist der Projektsponsor Teil der Unternehmensleitung, zumindest jedoch von dieser ausdrücklich mit dieser Funktion betraut worden. In letzterem Fall ist die weitreichende Unterstützung durch das Management unbedingt notwendig.
Die Verantwortung des Projektsponsors als Vorsitzender des Lenkungsausschusses umfasst vor allem die folgenden Aspekte:

interne Promotion des Projekts und die Sicherstellung des Inputs der Unternehmensleitung, der Projektkunden und aller anderen relevanten Parteien der Organisation konzentrieren
vorgeben der übergreifenden strategischen Richtung des Projekts
Ziele und Messkriterien definieren und die Verfügbarkeit von Budgetmitteln und Ressourcen identifizieren
Aufbau eines Beziehungsnetzwerks und die Pflege der Kommunikationsflüsse zwischen der Unternehmensleitung, der Projektleitung, dem Projektteam und der gesamten Organisation
Verantwortung für die Definition der Reporting-Standards, des geforderten Detaillierungsgrads und der Häufigkeit des Reportings
Unterstützung des Projekts durch sämtliche Betroffenen und die Kommunikation der Fortschritte an alle Beteiligten während des gesamten Lebenszyklus sicherstellen
Ernennung eines Projektmanagers und dessen Unterstützung in allen seinen Aufgaben in sämtlichen Projektphasen
operative Aufgaben im Projektablauf, Eskalation von Problemen und der Bestimmung von Lösungswegen mit dem Projektleiter

Der Projektsponsor ist für die Projektvorbereitung mitverantwortlich für die:

Identifikation der geschäftlichen Fragestellungund Beauftragung eines zugehörigen Business Cases
Initiierung einer Machbarkeitsstudie
Vorbereitung und Sicherstellung einer Management-Entscheidung hinsichtlich der Budget- und Ressourcen-Ausstattung des Projekts
Prüfung des anfänglichen Business Cases und der Definition des Projektumfangs
Gewährleistung einer offenen Kommunikation der Projektziele im Unternehmen

Er kann eine unrealistische Projektplanung verhindern indem er:

die Projektziele und den Umfang des Projekts bestätigt
den Projektplan überprüft und genehmigt
die Ressourcen-Verfügbarkeit sicherstellt und
für die Festlegung realistischer Projektergebnisse im Projektplan sorgt.

Die operative Rolle des Projektsponsors umfasst folgende Verantwortung:

die kontinuierliche Sicherstellung, dass die zu Beginn des Projekts festgelegten Geschäfts- und Projektziele erreicht werden
die Aufrechterhaltung der Dynamik und der “Moral“ durch aktive Teilnahme an Teambildungs-Prozessen und die Lösung kultureller Konflikte
die Überwachung des Projektfortschritts gemeinsam mit dem Projektleiter
die Abnahme der zentralen Projektergebnisse
die Teilnahme an Problemlösungs-Prozessen und die Genehmigung von Massnahmen zur Lösung der eskalierten Probleme
die Prüfung der Projektkosten im Vergleich zum Projektfortschritt
die Leitung von wichtigen Projekt-Review-Meetings
die Prüfung von Change Requests hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Kosten, Ressourcen und Zeitplanung
die Genehmigung oder Zurückweisung aller bedeutenden Change Requests, gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Lenkungsausschuss

Die Wahrnehmung dieser Aufgaben kann sich für den Sponsor schwierig gestalten, da er nicht in allen fachlichen und technischen Fragestellungen des Projekts Experte sein kann. Hier empfiehlt es sich einen neutralen Dritten als Berater hinzuzuziehen.
Beim Abschluss eines Projektes ist es die Aufgabe des Projektsponsors zu überprüfen, ob die Projektziele umgesetzt wurden. Im Idealfall führt er mit dem Projektteam einen Workshop durch "lessons learnt".
Zu den Verantwortlichkeiten des Projektsponsors im Projektabschluss zählen:

umfassende Analyse des originären Business Cases
aktive Teilnahme an einem Post-Project-Review
Überprüfung der Effektivität der Projektmanagement-Prozesse, insbesondere des Risiko-Managements
Leitung des Projektabschluss-Meetings
die formelle Autorisierung des Projektabschlusses

In der Realität des Projektalltages gibt es jedoch nur sehr wenige Projektsponsoren. Einige werden auch durchaus benannt, fragen sich oder ihren Berater jedoch häufig auch "Was ist denn meine Aufgabe als Projektsponsor?".

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektsponsors sind anspruchsvoll und komplex und dürfen nicht unterschätzt werden. Er muss sich bewusst sein, dass er sowohl Kunde als auch Mentor des Projekts ist und durch seine Einflussnahme erheblich zu dessen Gelingen beitragen kann. Ein aktiver Projektsponsor kann die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektabschlusses deutlich erhöhen. In kleineren Unternehmen oder für kleinere Projekte gelten dieselben Verantwortungen, die jedoch dann Häufig durch ein Geschäftsleitungsmitglied übernommen werden.

Synthese von Informationen aus verschiedenen Quellen: Gespräche mit Kunden und Partner sowie aus dem Internet: Jörg Uwer

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