Projekt-Reviews.

Ein Projekt-Review wird zu einem wichtigen Meilenstein im Projekt vorgenommen. Idealerweise wird ein Projekt-Review von einem neutralen Gutachter mit einer transparenten und strukturierten Methode vorgenommen. Als Ergebnis erhält man einen Review-Bericht mit Risiken und Empfehlungen zur Risikominimierung.

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Projekt Reviews sind ein erster Schritt zur Qualitätssicherung in Projekten. Mit kaum einer anderen Qualitätssicherungsmassnahme lassen sich bei vergleichbar geringem Aufwand Fehler erkennen und erflogreich beheben.
Ein Review ist eine strukturierte und schrittweise durchgeführte Prüfung des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt. Im Idealfall zu einem Meilenstein und mit Ergebnissen welche zur Lenkungsausschusssitzung zu diesem Meilenstein am Ende einer Projektphase vorgelegt werden.

Ein Projekt Review beginnt in der Regel mit der Zielvereinbarung und Planung des Reviews. Darauf folgt die Planung der Review Aktivitäten (Sichten von Dokumenten und Interviews). Danach wird der Review Bericht aus den Ergebnissen der Untersuchungen erstellt und mit der Projektleitung besprochen. Im Idealfall wird die Risikomatrix ergänzt oder erstellt und Massnahmen werden definiert bevor der Review Bericht dem Lenkungsausschuss präsentiert wird und Entscheidungen gefällt werden.

Die wesentlichsten Themen eines Reviews bei einer Software Implementierung wie z.B. SAP R/3 sind in der Regel:

Projektstatus
Projektnutzen - Business Scope
Projektmanagement, -organisation und -kommunikation
Blueprint und Realisierung
Integrationsstests
Implementierungsstrategie
Enduser Training
Dokumentation
Systemumgebung
Systemmanagement

Dabei sind die wichtigsten Fragestellungen zu den obigen Punkten mit ihren Unterthemen immer einfacher Natur:

Was fehlt?
Welche Themen wurden vergessen oder vernachlässigt?
Welche Lösungsvarianten oder Probleme werden nicht angesprochen?

Die Basis für die Beurteilung der Projektsituation bilden die vorhandenen Projektdokumentationen sowie die Aussagen der Projektmitarbeiter anlässlich der Review-Interviews. Dabei sollten diese so effizient wie möglich durchgeführt werden. Mit entsprechend vorbereiteten Checklisten ist dies auch bei komplexen Projekten in kurzer Zeit möglich. Die Homogenität der Aussagen und Übereinstimmung mit den vorhandenen Unterlagen sind bereits eine der wichtigsten Aussagen über das Projekt und seine aktuelle Lage.

Ein unabhängiger Berater kann daraus sehr schnell die aktuellen Schwachstellen erkennen und kann als erfahrener Berater und Projektleiter auch bereits Massnahmen in seinem Review Bericht vorschlagen. Dabei werden mögliche künftige Risiken und Empfehlungen zur deren Risikominimierung pro Themengebiet, bzw. zu jedem Unterthema detailliert im Bericht aufgeführt. Dies ist eine ausgezeichnete Hilfestellung für den Projektleiter künftige Probleme im Projekt frühzeitig zu erkennen und zu umschiffen.

Im Idealfall ist ein Projekt Review eine Hilfestellung an alle Beteiligten um proaktiv v.a. mögliche künftige Risiken aufzudecken und Gegenmassnahmen vorzuschlagen, bzw. zu erarbeiten. Weniger angenehm und sinnvoll scheint es dagegen auf Mängeln und Fehler aus der Vergangenheit herumzureiten.

Wichtig ist es insbesondere zu den oben genannten Themen des Reviews Risiko-Aussagen treffen zu können. Was ist im grünen oder im roten Bereich. Dabei können Aussagen bezüglich des Risikos zur aktuellen aber auch die Einschätzung zur künftigen Lage, ohne Korrekturen gemäss vorgeschlagener Massnahmen, mittels Spinnendiagramm sehr einfach dargestellt werden:

Eine Aussage der allgemeinen Risikoeinschätzung eines Projektes kann ebenfalls nach detaillierter Analyse sehr einfach dargestellt werden:

Als direkt in das Projekt involvierte Person ist es nur sehr schwer möglich eine "neutrale" Sicht auf das Projekt zu entwickeln. In gewissem Sinne ist man den Schwachstellen im Projekt gegenüber "betriebsblind" wie die Erfahrung von neutralen Beratern zeigt, wenn sie die Projektleiter mit den Risiken im Projekt konfrontieren.

Wird ein solcher Review mit dem nötigen Fingerspitzengefühl durchgeführt, kann ein dies in der Auffassung des Projektteams zu einem sehr positiven Ereignis werden. Sie streben dann in der Regel zu jedem grösseren Meilenstein, bzw. Projektphasenende einen professionell durchgeführten Projekt Review durch diese externe Person an, da dies Sicherheit und mehr Sichtweite in der täglichen Arbeit im Projekt gibt.

Avexys bietet spezielle Projekt Reviews nach einer eigenen nach systemischen Grundlagen entwickelten Review Methode an. Fragen Sie nach.

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