Coaching
Projektauftrag.
Ohne Projektauftrag kein Projekt, bzw. keine ausformulierten Ziele und Ergebnisse. Idealerweise wird im Projektauftrag auch formuliert, wie die gelieferten Ergebnisse gemessen werden und wann die Erwartungen an die Zielerreichung erfüllt wurden.
Beschleuniger
Das Projektziel ist wichtig. Es zu formulieren auch. Aber der Projektauftrag mit den Projektvereinbarungen klärt die Rahmenbedingungen zum Projekt und somit zur Zielerreichung. Wurden zu Beginn diese Vereinbarungen bezüglich des Projektes nicht sauber definiert und formuliert, gibt es oft Probleme im weiteren Projektverlauf. In der Praxis ist die Definition der Ziele sowie der Ausganglage aber auch der Projektvereinbarungen schwerer als man annimmt. Deshalb wird der Projektauftrag auch so häufig vernachlässigt, mit den entsprechenden Folgen von Konflikten zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt.
Formal ist der Beginn eines Projektes der Projektauftrag. Dem voraus geht jedoch in der Regel eine längere Vorgeschichte bis zur Entstehung des Projektantrages und dem daraus folgenden Projektauftrag. Manche Entscheidungen wurden im Vorfeld bereits getroffen, ohne dass die Projektleitung jedoch bereits benannt wurde. Endtermine und Budgetvorstellungen werden im Management manifestiert, ohne dass eine detaillierte Projektplanung statt gefunden hat. Entscheidungsträger beeinflussen die Ausgangslage und den Projektauftrag, werden diese nicht sauber behandelt, verlagern sich diese Konflikte in das spätere Projekt. Rahmenbedingungen werden zementiert und sind oft bei Projektauftrag nicht mehr verhandelbar. Dies erschwert der Projektleitung und externen Lieferanten und Dienstleistern sehr oft die Durchführung des Projektes und nicht jeder hat den Mut oder die Möglichkeit diese Themen anzusprechen.
Die Projektvereinbarungen sind Bestandteil des Projektauftrags. Sie sollen gemeinsam von Auftraggeber, Projektmanagement und externen Dienstleistern für das Projekt definiert werden. Dies ist Bestandteil der Projektvorbereitungsphase. Inhaltliche Fragen müssen dabei ebenso geklärt werden, wie die Art und Weise der Kommunikation. Durch sein Verhalten in dieser wichtigsten Phase de Projekts verschafft sich der Projektleiter die notwendige Autorität und Akzeptanz. Ein guter Projektleiter ist ein unbequemer Projektleiter, wobei "unbequem" im Sinne des konstruktiven Ungehorsams verstanden sei. Die Projektleitung muss Unklarheiten und Widersprüche aufzeigen und auf die Konsequenzen hinweisen.
Beim Aushandeln der Projektvereinbarungen werden unter anderem die Sichtweise des Auftraggebers und die Priorisierung des Projektes beim Managements, aber auch die Entscheidungskompetenzen des Projektleiters geklärt und der Auftraggeber wird in die Verantwortung genommen. Es führt auch zur Klärung von Konsens oder Disens bezüglich der Projektziele beim Management und den Auftraggebern. Ganz klar werden auch Ungereimtheiten aufgedeckt wie z.B. der Klassiker aller Projekte "das ist ein Projekt von höchster Wichtigkeit, aber die Ressourcen dafür werden nicht freigestellt". Diese Probleme aufzuzeigen ist Sache des Projektleiters, nicht jedoch sie zu lösen. Im Klärungsprozess werden auch die "Machtverhältnisse" bzw. das politische Umfeld im Unternehmen transparenter.
Inhaltlich gliedert sich der Projektauftrag mit den Projektvereinbarungen bei einer Software Implementierung wie z.B. SAP R/3 in etwa wie folgt:
Projektbeschreibung |
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Projektumfang |
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Projektstruktur |
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Schulung |
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Test- und Abnahmespezifikation |
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Qualitätssicherung |
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Die Projektvereinbarungen müssen während des Projektes auch überprüft werden. Insbesondere um Änderungen von Ausgangslage oder Projektziel zu identifizieren. Der Projektauftrag ändert sich wenn Budget oder der Zeitplan gekürzt werden. In diesem Fall braucht es eine Überarbeitung der Projektvereinbarungen.
Dieser Prozess muss vom Projektleiter gesteuert werden.
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