Coaching

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Auftragsklärung.

Erfolgreiches Management, erfolgreiche Führung beginnt mit dem Klären von Aufträgen und den damit verbundenen Erwartungen, die zu erfüllen sind. Im Idealfall beinhaltet die Auftragsklärung auch das Definieren von messbaren Ziel-Erfüllungs-Kriterien.

 

Beschleuniger

Aufträge beinhalten folgende wesentlichen Informationsparameter:

• WAS ist zu tun? (Inhalt)
• WER tut es, tut was davon? (Person)
• WARUM soll er es tun? (Ziel, Motivation)
• WIE soll er es tun? (Umfang, Details)
• WOMIT soll er es tun? (Hilfsmittel)
• WANN ist es zu tun? (Terminvorgaben)
• WELCHES sind die Messkriterien für die Auftragserfüllung? (erfüllt, nicht erfüllt, übererfüllt)

Aufgaben und Aufträge müssen mit deckungsgleicher Veranwortung und Kompetenz delegiert werden. Dazu ist auch sehr wichtig, die Abgrenzung zu anderen Bereichen, die durch den Auftrag tangiert werden, zu klären.

Auftragsklärung ist heute wichtiger denn je. In der immer schneller drehenden Welt, in der mehr und mehr Aufträge im Rahmen von Projekten formuliert werden, braucht es mehr und mehr Kompetenz bei der Auftrags- und Erwartungsklärung.

Ziele, Ergebnisse die für einen Auftrag formuliert werden sind SMART zu definieren:

S	spezifisch, klar und eindeutig
M	messbar
A	attraktiv und anspruchsvoll
R	realistisch
T	terminiert, zeitlich festgelegt

 

Gute Auftragsklärung beinhaltet auch Antworten zu folgenden Fragestellungen

Auftragsklärung	Abgrenzung
Wer will was?	Wer will nichts?
von wem?	von wem nicht
ab wann?	wann noch nicht
bis wann?	wann nicht mehr
wieviel?	und was nicht?
wozu?	wozu nicht?
mit wem?	mit wem nicht?
gegen wen?	gegen wen nicht?

Gute Delegation beinhaltet die Klärung dieser Aspekte und befähigt denjenigen, der die Aufgabe durchführen soll, mitzudenken! Nur wer informiert ist und um Hintergründe weiss, kann pro-aktiv handeln.

Mangelhafte Auftragsklärung führt z.B. in Projekten zu folgenden Zuständen/Krisen:

• Der Auftraggeber verliert das Interesse am Projekt und überlässt es seinem Schicksal
• Der Auftraggeber ändert Ziele und Rahmenbedingungen fundamental, sodass die bereits geleistete Arbeit "für die Katz" ist
• Der Auftraggeber kritisiert die Ausführenden, ohne konkrete Alternativen zu nennen
• Das Projektteam zerfällt oder verweigert die Fortführung der Arbeit
• Das Projekt gerät unter massiven Beschuss, und Konflikte entstehen
• ...

Nicht alle Risiken lassen sich durch vorausschauendes Handeln verhindern, doch das beste Risikomanagement ist die Vorsorge. Dabei ist eines der wichtigsten Elemente die Auftragsklärung.